Dowody księgowe

Data: 2013-09-22 Kategoria: Księgowość Autor: Anna Hugiel Lazarowicz
poprzednie 1 2 3 4 5 6 7 następne

Dowód księgowy powinien spełniać funkcję:

  • dokumentu;
  • dowodową – potwierdza, że wskazane w nim operacje rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie;
  • informacyjną – zawiera wiele źródłowych operacji analitycznych przyjaznych analizie;
  • księgową – stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych;
  • kontrolną – pozwala na kontrolę dokonanych operacji.

Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały.

Po sporządzeniu i podpisaniu dowodu wystawiający przedkłada go niezwłocznie do podpisania osobie odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowania.

Poprawianie błędów

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Natomiast błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Kontrola

Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem powinny być poddane kontroli. Należy dokonać sprawdzenia ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. Wykonanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentów stwierdza się i uwidocznia na dokumencie poprzez złożenie podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz wpisanie daty jej dokonania.

Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia na piśmie kierownika jednostki, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

Kontrola merytoryczna

Sprawdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami.

Wykaz wszystkich osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb jednostki i uwzględniać rodzaje prowadzonej działalności. Powinien być zintegrowany z regulaminem organizacyjnym i schematem obiegu dokumentów. Należy również pamiętać o zamieszczeniu w zakresie czynności pracownika lub pracowników upoważnionych do kontroli merytorycznej zapisów dotyczących odpowiedzialności za sprawowaną przez nich kontrolę.

Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Opis ten jest zamieszczony na odwrocie dokumentu i potwierdzony czytelnym podpisem pracownika odpowiedzialnego za dokonanie wydatku. Kontrolujący na dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę: „Sprawdzono pod względem merytorycznym”, datę i własnoręczny podpis.

Kontrola formalno-rachunkowa

Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i rachunkowe. Osoby wyznaczone do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej nie mogą dopuścić do zaksięgowania dokumentu mającego wady formalne i merytoryczne.

W celu uniknięcia pomyłek zaleca się wprowadzenie do systemu kontroli „zasady czterech oczu” (sprawdzanie dokumentu przez dwie osoby), co zminimalizuje ryzyko zaksięgowania dokumentu wadliwego. Po zakończeniu sprawdzenia kontrolujący zobowiązany jest do umieszczenia na odwrocie dokumentu klauzuli stwierdzającej dokonanie kontroli, a zwłaszcza daty przeprowadzenia kontroli, i własnoręcznego podpisania dokumentu. I tu również dokonanie tej kontroli, należy potwierdzić pieczęcią z klauzulą „Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym”.

poprzednie 1 2 3 4 5 6 7 następne
Data: 2013-09-22 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Ubezpieczenia
Finanse
Prawo pracy
Prawo