Ewidencja przebiegów pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu
Data: 2013-02-28 Kategoria: Księgowość
1 2 3 następne

Ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana do rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Same wydatki są rozliczane w ramach limitu kilometrówki. Należy jednak pamiętać, że zmieniające się przepisy wymagają również w niektórych sytuacjach prowadzenie ewidencji także dla celów VAT i tu nie ma już znaczenia czy chodzi o środki trwałe czy np. samochody wynajmowane.  

Aby wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych można było zaliczyć do kosztów podatkowych, zasadniczo konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty eksploatacji samochodu osobowego, rozliczane według ewidencji przebiegu pojazdu, należy zaliczać do kosztów podatkowych w ramach tzw. limitu kilometrówki. Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy:

  • samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy,
  • samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,
  • samochodów osobowych będących własnością pracowników, w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej.

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:

  • prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,
  • podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,
  • podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.

Jak w każdym przypadku zaliczenia wydatku do kosztów, również przy rozliczeniu samochodów ciężarowych, konieczne jest udokumentowanie poniesionych wydatków.

Zasady prowadzenia ewidencji

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazd,
  • jej adres zamieszkania,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikające z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Podatnik powinien jednak zawsze potwierdzić na koniec każdego miesiąca przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Gdy przedsiębiorca na potrzeby firmy używa swój prywatny samochód osobowy, to on powinien prowadzić ewidencję. Gdy swojego samochodu używa pracownik, wówczas on jest zobowiązany do prowadzenia tej ewidencji. Ewidencja przebiegu może dotyczyć tylko jednego pojazdu. Jeśli zatem przedsiębiorca używa np. dwóch użyczonych mu samochodów osobowych, to powinien prowadzić dwie odrębne ewidencje ich przebiegu. Nie można stosować jednej ewidencji przebiegu dla dwóch lub więcej samochodów osobowych. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna był uzupełniana po dokonaniu każdego przejazdu.

Brak ewidencji przebiegu pojazdu wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację samochodu osobowego używanego w działalności gospodarczej.

Wydatki rozliczane w ewidencji przebiegu pojazdu zaliczane są do kosztów w ramach limitu kilometrówki. Limit ten obliczany jest jako iloczyn faktycznie przejechanych służbowo kilometrów (wpisanych do ewidencji) oraz stawki normatywnej za jeden kilometr przebiegu.

Do kosztów uzyskania przychodów podatnik zalicza wydatki faktycznie poniesione i udokumentowane fakturami (innymi dowodami księgowymi), ale w granicach wyliczonego limitu kilometrówki. Wydatki poniesione na używanie

Księgowość Internetowa

Opieka ekspertów księgowych

Wypróbuj za darmo już dzisiaj!

www.wfirma.pl

Program CRM - online

Zadania, rozbudowany terminarz

zarządzanie relacjami z klientem

www.wfirma.pl

auta rozlicza się w każdym miesiącu, narastająco od początku roku, aż do zakończenia roku. Wydatki za dany okres (liczony od początku roku), w części przekraczającej limit wynikający z ewidencji przebiegu za ten sam okres, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu w tym okresie. Mogą one zostać zaliczone do kosztów w kolejnych miesiącach roku, jeżeli pozwoli na to limit kilometrówki. Przedsiębiorcy nie mogą przenieść ewentualnej nadwyżki limitu kilometrówki w danym roku na następny rok podatkowy. Okresem rozliczeniowym w PIT jest rok kalendarzowy. Koniec roku oznacza również zakończenie ewidencji przebiegu pojazdu za dany rok. W następnym roku ewidencję należy zaprowadzić od nowa.

1 2 3 następne
Data: 2013-02-28 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Ubezpieczenia
Finanse
Prawo pracy
Prawo