Ewidencja przebiegu pojazdu

ewidencja przebiegu pojazdu
Data: 2013-07-02 Kategoria: Księgowość

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów i na jakiej podstawie?

Ewidencję przebiegu pojazdów, zwaną potocznie kilometrówką, dla celów podatku dochodowego powinni prowadzić przedsiębiorcy, którzy chcą wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych. Obowiązuje bowiem przepis (art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f.) mówiący, że nie zalicza się do kosztów firmowych wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą) w związku z działalnością gospodarczą podatnika – w części przekraczającej wyznaczony limit. Jest nim kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określona w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Faktyczny przebieg samochodu ustalany jest natomiast na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Dzięki niej przedsiębiorca może ustaloną kwotę - wydaną np. na paliwo, wymianę części lub oleju samochodu użytkowanego na cel prowadzonej działalności - zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Obowiązek prowadzenia ewidencji ma zatem przedsiębiorca, który chce uznać za koszt uzyskania przychodu wydatki poniesione z tytułu wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, stanowiącego:

  • jego własność,
  • własność pracowników przedsiębiorcy,
  • własność osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia.

Od 1 kwietnia 2014 r. za sprawą nowelizacji ustawy o VAT ewidencję przebiegu pojazdu są zobowiązani prowadzić również podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą (np. środek trwały lub leasing). Ową wyłączność będzie wyznaczać sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną dla tych samochodów ewidencją przebiegu pojazdu, która wykluczy ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Kogo nie obejmuje obowiązek prowadzenia ewidencji?

Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki na rzecz pracownika rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Przepis ten dotyczy głównie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, dla których kosztem nie jest:

  • wyjazd w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  • jazdy lokalne — w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy także przedsiębiorców korzystających z samochodów osobowych na podstawie leasingu, gdy umowy leasingowe spełniają określone w ustawie warunki (leasing operacyjny art. 23b ust. 1 art. u.p.d.o.f. oraz leasing kapitałowy 23f ust. 1 u.p.d.o.f.). W przypadku gdy umowa leasingu nie spełnienia, wymogów ustawowych, przedsiębiorca tak naprawdę ma do czynienia z umową najmu i w takiej sytuacji jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Data: 2013-07-02 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Prawo pracy
Ubezpieczenia
Finanse