Faktura dokumentująca zakup towarów w KPiR

Data: 2013-06-21 Kategoria: Księgowość

Rozporządzenie MF z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 17 określa, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (dotyczy podatników, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Czy zatem możliwe jest niezaksięgowanie zakupu towarów w KPiR?

Nie. Niezaewidencjonowanie kosztów zakupu towaru powoduje zaniżenie kosztów uzyskania przychodów, a to prowadzi do zawyżenia podstawy opodatkowania. Wydawać by się mogło, że takie postępowanie “na korzyść” urzędu skarbowego nie jest błędem. Ale w tym przypadku to nie prawda. Przedsiębiorca nie wykazując kosztu związanego z zakupem towaru handlowego czy materiału narusza rzetelność księgi (§ 11 ust. 4 pkt 3 ).

Niezaewidencjonowanie zakupu towarów prowadzi zatem do uznania KPiR za nierzetelną gdyż zapisy w niej dokonywane nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych w działalności.

Kiedy zatem przedsiębiorca powinien zaksięgować zakup towarów?

Zakup towarów księgowany jest zwykle na podstawie faktury lub rachunku. Zapisu w KPiR dokonuje się zgodnie z datą wystawienia faktury. Ale uwaga! Tak księgowany jest zakup towarów gdy wraz z dostawą towaru przedsiębiorca otrzymuje fakturę.

Natomiast w praktyce często zdarzają się sytuacje, w których towar otrzymywany jest wcześniej niż faktura. Zasadę księgowania określa wówczas § 16 ust. 2, który mówi że jeżeli przedsiębiorca otrzyma towar wcześniej niż fakturę powinien już w momencie jego otrzymania dokonać wpisu do KPiR. Podstawę zapisu wówczas stanowi szczegółowo sporządzony opis otrzymanego materiału lub towaru, który powinien zawierać m.in.

  • imię i nazwisko (firmę),
  • adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj,
  • cenę jednostkową oraz wartość materiału lub towaru handlowego.

Opis ten powinien być potwierdzony podpisem osoby, która przyjęła towar. Przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą.

Oczywiście między sporządzonym opisem a otrzymaną później niż dostawa towaru faktura mogą wystąpić różnice.

Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do KPiR w dniu otrzymania faktury.

Data: 2013-06-21 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Prawo pracy
Ubezpieczenia
Finanse