Jak księgować zwroty i reklamacje w sklepie internetowym?

zwrot towarów
Data: 2013-10-03 Kategoria: Księgowość Autor: Ewa Szpytko

Najważniejszą zaletą zakupów w sklepie internetowym jest gwarantowana przez prawo możliwość dokonania zwrotu zakupionego produktu bez podawania przyczyny. Zwrotom podlegają również wadliwe produkty objęte reklamacją. Zagadnienia te zawiera ustawa z dnia 2 marca 2000 roku o ochronie niektórych praw konsumentów. Jednak, to co dla konsumenta jest szczególnie korzystne, dla sprzedawcy staje się kłopotliwe. Zatem w jaki sposób należy prawidłowo księgować zwroty i reklamacje w sklepie internetowym?

Istnieją dwa odrębne rozwiązania i zależą od tego, czy sklep internetowy posiada kasę fiskalną.

Sprzedawca, który posiada kasę fiskalną i wystawia paragony, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji. Wskazuje na to rozporządzenie z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Wcześniej sprzedawcy mogli jedynie prowadzić zeszyt korekt i na tej podstawie modyfikować zapisy w księgach podatkowych oraz rejestrach VAT. Uregulowanie kłopotliwej kwestii ujednoliciło panujące zasady, ale przyniosło również dodatkowe obowiązki dla sprzedawców.

Zgodnie z najnowszym rozporządzeniem, ewidencja zwrotów prowadzona przez sprzedawcę, który wcześniej wystawił kupującemu paragon, powinna zawierać datę sprzedaży, nazwę towaru, termin jego zwrotu, wartość brutto towaru oraz wartość podatku należnego (w przypadku zwrotu całej kwoty wcześniejszej transakcji), wartość zwróconej kwoty oraz wartość podatku należnego, który przypada na zwróconą część (w przypadku zwrotu części zapłaconej kwoty), dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży oraz protokół przyjęcia towaru podpisany przez nabywcę i sprzedawcę.

Polecamy

10 sposobów zwiększenia przychodów e-sklepu

Szczególnie kłopotliwe dla sprzedawców sklepów internetowych okazują się dwa ostatnie zapisy. Konieczność zamieszczenia w ewidencji potwierdzenia dokonania sprzedaży wiąże się z obowiązkiem posiadania przez niego odpowiedniego dokumentu. Oprócz paragonu, dopuszcza się załączenie dowodu przelewu lub korespondencji mailowej, z której wynika, że transakcja rzeczywiście miała miejsce.

Drugą kwestią, która sprawia problemy sprzedawcom prowadzącym działalność przez Internet, jest obowiązek posiadania protokołów podpisanych przez kupujących. Dlatego często w procedurze zwrotu lub reklamacji umieszczają zapis o konieczności odesłania towaru wraz z podpisanym protokołem, który można ściągnąć z ich strony, lub otrzymać mailem bezpośrednio od sprzedawcy.

Nowe przepisy regulują ponadto kwestię nieprawidłowo wystawionych paragonów. Aby dokonać korekty należy wpisać błędną i prawidłową kwotę do osobnego rejestru, a także dołączyć do niego oryginał paragonu oraz zapis o przyczynie pomyłki. Informację o nieprawidłowo przygotowanym paragonie należy zamieścić w ewidencji niezwłocznie po wykryciu nieścisłości, a następnie, na kasie fiskalnej wystawić prawidłowe potwierdzenie sprzedaży.

W zdecydowanie bardziej komfortowej sytuacji znajdują się sprzedawcy, którzy nie posiadają kasy fiskalnej, ponieważ nie istnieją przepisy, które regulują ich działalność w zakresie zwrotów i reklamacji. Mimo to, powinni oni prowadzić odpowiednie rejestry, w których będą tworzyć listę zwracanych towarów oraz odpowiadających im kwot. Posiadanie takiej dokumentacji z pewnością ułatwi bieżącą pracę oraz ewentualną kontrolę.

Przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż za pośrednictwem Internetu może ponadto wystawiać faktury VAT swoim klientom, prowadzącym działalność gospodarczą. W przypadku zwrotu produktu, który został potwierdzony wystawieniem faktury, należy przygotować fakturę korygującą do omawianej transakcji. Nie ma obowiązku, aby klient podpisywał nowy dokument. Musi jedynie potwierdzić jego odbiór. W przeciwnym razie wystawca korekty nie ma możliwości i uprawnień do obniżenia kwoty podatku należnego, o sumę, która została wskazana w dokumencie.

Data: 2013-10-03 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Prawo pracy
Ubezpieczenia
Finanse