Zwrot towaru i reklamacja w sklepie internetowym - jak księgować?

Data: 2014-11-05 Kategoria: Księgowość Autor: Ewa Szpytko

Główną zasadą zakupów w sklepie internetowym, która zapewnia bezpieczeństwo takich transakcji, jest gwarantowana przez prawo możliwość dokonania zwrotu towaru bez podawania przyczyny oraz jego reklamacja. Zagadnienia te zostały uregulowane w Ustawie z dnia 2 marca 2000 roku o ochronie niektórych praw konsumentów. Okazuje się jednak, że to, co jest korzystne dla klienta, często staje się kłopotliwe dla sprzedawcy. Tak jest m.in. w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru. Jak należy ewidencjonować takie zdarzenia? Sprawdźmy.

Reklamacja towaru i zwrot towaru w sklepie internetowym

Sposób księgowania reklamacji towaru lub jego zwrotu zależy od tego, czy sklep internetowy posiada kasę fiskalną.

Reklamacja i zwrot z kasą fiskalną

Sprzedawca, który rejestruje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na kasie fiskalnej i wystawia paragony do takich transakcji, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji. Wynika to bezpośrednio z Rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących.

Jeszcze nie tak dawno podatnicy mogli prowadzić jedynie zeszyt korekt, na podstawie którego dokonywali modyfikacji zapisów w księgach podatkowych oraz rejestrach VAT. Uregulowanie kłopotliwej wcześniej kwestii ujednoliciło panujące zasady, ale przyniosło również dodatkowe obowiązki dla sprzedawców.

Co powinna zawierać taka ewidencja zwrotów? Zgodnie z rozporządzeniem niezbędne jej elementy to:

  • data sprzedaży,
  • nazwa towaru,
  • termin zwrotu,
  • wartość brutto towaru,
  • wartość podatku należnego (w przypadku zwrotu całej kwoty wcześniejszej transakcji),
  • wartość zwróconej kwoty oraz wartość podatku należnego, który przypada na zwróconą część (jeżeli następuje zwrot części zapłaconej kwoty),
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia towaru podpisany przez nabywcę i sprzedawcę.

Szczególnie uciążliwe dla sprzedawców internetowych okazują się ostatnie dwa z ww. zapisów. Konieczność zamieszczenia w ewidencji potwierdzenia dokonania sprzedaży wiąże się bowiem z obowiązkiem posiadania przez przedsiębiorcę odpowiedniego dokumentu. Poza paragonem dopuszcza się załączenie dowodu przelewu lub korespondencji mailowej, z której wynika, że transakcja rzeczywiście miała miejsce.

Inną kwestią sprawiającą problemy sprzedawcom prowadzącym sklepy internetowe jest obowiązek posiadania protokołów podpisanych przez kupujących. Właśnie dlatego często w procedurze zwrotu lub reklamacji umieszczają oni zapis o konieczności odesłania towaru wraz z podpisanym protokołem, który można pobrać z ich strony lub otrzymać mailem.

Reklamacja i zwrot bez kasy fiskalnej

W bardziej komfortowej sytuacji znajdują się sprzedawcy, którzy nie posiadają w swoich sklepach kasy fiskalnej. Tutaj panuje pewna dowolność, nie istnieją bowiem przepisy regulujące taką działalność w zakresie zwrotu towaru lub jego reklamacji. Mimo tego powinni oni prowadzić odpowiednie rejestry, w których będą tworzyć listę zwracanych towarów oraz odpowiadających im kwot. Posiadanie takiej dokumentacji z pewnością ułatwi bieżącą pracę oraz ewentualną kontrolę.

Data: 2014-11-05 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Prawo pracy
Ubezpieczenia
Finanse