Jak rozliczać delegację krajową przedsiębiorcy?

delegacja krajowa
Data: 2013-07-02 Kategoria: Księgowość
1 2 następne

Przedsiębiorca nie może wyjechać w “delegację” - to pojęcie dotyczy pracowników, którzy na polecenie pracodawcy wyjeżdżają w celach służbowych, a zasady takiego wyjazdu opierają się na art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. Właściciel firmy może się natomiast udać w podróż służbową, a poniesione na ten cel wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT - tzn. jeśli podróż ma wpływ na powstanie przychodu.

Jak w takim razie rozliczyć podróż służbową przedsiębiorcy?

Delegacja krajowa a wyżywienie

Przedsiębiorca może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki, które poniósł na wyżywienie w trakcie swojej podróży, jednakże występują tu ograniczenia. Jest to związane z art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o PIT, zgodnie z którym do kosztów można zaliczyć diety na wyżywienia w takiej wysokości, w jakiej przysługują one pracownikom w delegacjach. Aktualnie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dobowa wysokość takiej diety wynosi 30 zł.

UWAGA! Do końca lutego 2013 obowiązywała stawka sprzed zmian, której wysokość wynosiła 23 zł. W sytuacji, gdy podróż służbowa odbyła się na przełomie lutego i marca 2013, prawidłowe będzie zastosowanie diet w nowej, wyższej kwocie dla całości delegacji, bez różnicowania na poszczególne miesiące.

Należy wziąć pod uwagę również długość podróży, ponieważ: dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:

  • od 8 do 12 godzin - połowa diety;
  • powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości;

oraz dla podróży dłuższej niż doba:

  • za każdą pełną dobę - dieta w pełnej wysokości;
  • za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości;
  • za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety.

Delegacja krajowa a koszty noclegów

Wydatki poniesione na hotel, motel itp., w których przedsiębiorca nocuje w czasie podróży służbowej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w całej kwocie. Nie ma także przeszkód, aby wybrać nocleg w kwaterze prywatnej - należy tylko zadbać o uzyskanie rachunku od osoby świadczącej takie usługi. Nie ma natomiast możliwości zaliczania do kosztów ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom. Dlatego, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się nocować u kontrahenta bądź też rodziny, znajomych itp., nie zaliczy w koszty podróży żadnych wydatków na zakwaterowanie.

UWAGA! Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT. W związku z tym kosztem przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto, którą zapłaci za nocleg.

Dojazdy i przejazdy podczas delegacji krajowej

Nie istnieją żadne ograniczenia co do wyboru środka transportu, jakim chce się poruszać przedsiębiorca. Może on skorzystać z:

Samochodu - środka trwałego firmy
Jeśli przedsiębiorca porusza się w trakcie podróży służbowej samochodem zaliczonym do środków trwałych firmy, może do kosztów zaliczyć wszystkie wydatki, związane z jego użytkowaniem w tym czasie - czyli zakup paliwa, opłaty za parkingi i przejazdy autostradą, naprawy i inne zakupy artykułów czy części do pojazdu. Istotne jest, aby wydatki były rzetelnie udokumentowane - za pomocą faktur bądź rachunków. Jeśli nie ma możliwości uzyskania takich dokumentów - np. przedsiębiorca posiada tylko bilety za parking czy przejazd autostradą - należy wystawić dowód wewnętrzny z opisanym na nim wydatkiem i dołączyć go do posiadanego biletu czy kuponu.

UWAGA! Należy pamiętać, że nie można odliczyć podatku VAT od paliwa zakupionego do samochodów osobowych.

Prywatnego samochodu
Odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym może być również zaliczone do kosztów, jednakże występuje tu pewne ograniczenie, jakie narzuca ewidencja przebiegu pojazdów. Przed zaksięgowaniem wydatków należy pamiętać o wyliczeniu limitu - pomnożeniu liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez wskaźnik, zawarty w odrębnych przepisach. Dopiero wtedy można zaliczyć wydatki na samochód prywatny do kosztów - w granicach wyliczonego limitu. W tym wypadku także należy pamiętać, aby szczególną uwagę zwrócić na rzetelne udokumentowanie wydatków za pomocą faktur, rachunków czy dowodów księgowych uzupełnionych biletami i inny dowodami.

1 2 następne
Data: 2013-07-02 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Ubezpieczenia
Finanse
Prawo pracy
Prawo