Kompendium wiedzy o podróżach służbowych

delegacja
Data: 2013-11-21 Kategoria: Księgowość Autor: Andrzej Lazarowicz
1 2 3 4 5 6 7 następne

stan prawny na styczeń 2014 roku

Problemy w rozliczaniu podróży służbowych

Podróże służbowe i związane z nimi rozliczenia oraz kwestie podatkowo-składkowe nastręczają zarówno pracodawcom, ale także i samym pracownikom wielu problemów. Zamieszanie wokół delegacji powstaje najczęściej z dość trywialnej przyczyny – zwykłej ludzkiej niewiedzy.

Pracownicy nie mają pojęcia, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji i tym samym przekraczają obowiązujące limity przepisów podatkowych oraz norm, którymi posiłkuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto nie pamiętają o należytym udokumentowaniu poniesionych wydatków.

Natomiast pracodawcy mają tendencję do mylenia pojęć – np. oddelegowanie traktują jak podróż służbową, chociaż oddelegowanie ma zupełnie inne skutki prawne lub też zwyczajnie nie wiedzą, jakie diety przysługują pracownikom udającym się na delegacje. Wychodząc naprzeciw wszystkim wątpliwościom związanym z podróżami służbowymi, poniżej przedstawiamy małe kompendium wiedzy o nich.

Polecamy

Czy wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowej przedsiębiorca może ująć w kosztach?

Definicja podróży służbowej

Podstawę rozliczenia podróży służbowej stanowi odróżnienie dwóch, na pierwszy rzut oka, zbliżonych pojęć:

  • oddelegowanie – pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą ujętego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie za porozumieniem stron aneksu do umowy o pracę lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy oraz wynagrodzenia. W związku z tym nie jest to podróż służbowa (co więcej, oddelegowanie najczęściej trwa dłużej niż podróż służbowa). Ponadto, wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika także nie jest podróżą służbową. Co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową;
  • podróż służbowa – obecnie w polskim prawie podatkowym nie funkcjonuje ukonstytuowana definicja podróży służbowej. Tymczasem termin ten zawarty był w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i obowiązywał do 31 grudnia 2001 roku. Według niego podróż służbowa to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, POZA miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika (stałe miejsce pracy pracownika może obejmować czasem większy teren np. całe województwo, a nawet cały kraj, np. naturalne jest wykonywanie usług budowlanych poza siedzibą firmy).

W przypadku kierowców, za podróż służbową można uznać każdy odrębny wyjazd w celu wykonywania przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, przedstawicielstwa itd.

Z kolei, jeśli chodzi o osoby prowadzące działalność gospodarczą – dla nich podróżą służbową jest wyjazd, związany z przedmiotem działalności gospodarczej poza miejsce jej prowadzenia. W związku z tym typową podróżą służbową będą targi lub podpisanie umowy z kontrahentem, ale także szkolenia.

Formalna strona podróży służbowej

Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, z tym że nie jest ono wymagane; jednak w celu uniknięcia wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), który określa termin (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej cel, środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadanie tego wyjazdu, kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów, a także inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę. Ponadto pracodawca powinien poinformować pracownika, w jakim terminie ten musi dokonać rozliczenia zakończonej podróży służbowej.

1 2 3 4 5 6 7 następne
Data: 2013-11-21 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Ubezpieczenia
Finanse
Prawo pracy
Prawo