Podróże służbowe

Data: 2013-09-24 Kategoria: Księgowość Autor: Beata Kostrzycka
1 2 3 następne

Wyjazdy służbowe

Z działalnością gospodarczą nierozerwalnie związane są wyjazdy służbowe (delegacje), zarówno właściciela firmy jak i jego pracowników, czyli osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, spółdzielczej umowy o pracę – bez względu na wymiar pracy. Jednakże wyjazd służbowy nie dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnych.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 775 § 1 Kodeksu pracy) określonym w umowie. Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas jej trwania, a także środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystał pracownik.

Elementy charakterystyczne dla podróży służbowej to:

  1. polecenie wyjazdu służbowego,
  2. wykonywanie zadania służbowego,
  3. miejsce pracy inne niż wynikające z umowy o pracę.

Pracownikowi świadczącemu pracę poza siedzibą pracodawcy, przysługuje z tego tytułu dieta oraz zwrot kosztów poniesionych wydatków, o ile są one dobrze udokumentowane, natomiast pracodawca poniesione koszty może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wypłacone kwoty (diety i inne należności za czas podróży) nie stanowią dla pracownika przychodu opodatkowanego pod warunkiem, że nie przekroczą określonych rozporządzeniem limitów zgodnie z art. 21.1 punkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać zasady wypłacania należności przysługujących za odbycie podróży służbowych zarówno na terenie kraju jak i poza jego granicami, przy czym diety za dobę podróży nie mogą być niższe niż te ustalone dla pracownika sfery budżetowej.

Polecenie wyjazdu służbowego

Podróż służbowa pracownika odbywa się na polecenie pracodawcy. Przepisy nie określają, w jakiej formie ma być wydane to polecenie. Forma ustna nie jest zabroniona, ale forma pisemna jest zdecydowanie lepsza ze względów dowodowych. Informacje zawarte w poleceniu wyjazdu służą zarówno pracownikowi (cel wyjazdu, środki komunikacji itp.) jak i pracodawcy (do celów rozliczeniowych).

Polecenie wyjazdu służbowego (druk delegacji) zawiera następujące elementy:

  • imię i nazwisko osoby delegowanej;
  • cel podróży;
  • miasto lub miasta, niezbędne do wykonania zadania;
  • datę rozpoczęcia i zakończenia podróży (należy uwzględnić godziny przyjazdu i odjazdu samolotu, pociągu);
  • środek transportu przewidziany do odbycia podróży służbowej;
  • kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych (dotyczy to podróży zagranicznych);
  • wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów;
  • inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę;
  • podpis kierownika zakładu pracy lub osoby do tego upoważnionej.

Należy podkreślić, że wyłącznie pracodawca określa i wyznacza termin oraz miejsce podróży, miejscowość jej rozpoczęcia i zakończenia, a także zakres czynności, które pracownik powinien wykonać w związku z danym wyjazdem. Wydane przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego powoduje, że pracownik ma obowiązek odbycia podróży służbowej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę. Odmowa wyjazdu służbowego może spowodować wyciągnięcie konsekwencji wobec pracownika.

Obowiązek ten nie dotyczy:

  • kobiet w ciąży,
  • kobiet lub mężczyzn opiekujących się dzieckiem do lat 4 (jeżeli oboje rodzice/opiekunowie są pracownikami, wówczas z tego prawa może skorzystać wyłącznie jedno z nich). Osoby te mogą być oddelegowane poza stałe miejsce pracy pod warunkiem, że wyrażą na to zgodę.

Należności przysługujące pracownikowi z tytułu wyjazdu służbowego

Pracownikowi podczas wyjazdu służbowego przysługują diety oraz zwrot kosztów za:

  • przejazdy,
  • noclegi,
  • środki komunikacji miejscowej,
  • inne udokumentowane wydatki.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków pracownika związanych z posiłkami, jej wysokość określają przepisy, uzależniona jest również od ilości czasu spędzonego w podróży. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje oraz w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne codzienne wyżywienie.

1 2 3 następne
Data: 2013-09-24 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Ubezpieczenia
Finanse
Prawo pracy
Prawo