Podróże służbowe od 1 marca 2013 - część 1

Data: 2013-06-17 Kategoria: Prawo pracy
1 2 następne

Podróż służbowa to czarna owca wśród rozliczeń, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Jednak całe zamieszanie wokół delegacji jest spowodowane najczęściej dość trywialną przyczyną – brakiem wiedzy, szczególnie na temat podstawowej definicji podróży służbowej.

W związku z tym, pracownicy często mają problem z zakwalifikowaniem wydatków związanych z delegacją i tym samym przekraczają zawarte w odpowiednich przepisach limity. Ponadto nie pamiętają o należytym udokumentowaniu poniesionych wydatków.

Pracodawcy natomiast mają tendencję do mylenia podstawowych pojęć – np. oddelegowanie traktują jak podróż służbową,mimo że ma ono zupełnie inne skutki prawne – lub zwyczajnie nie orientują się, jakie diety przysługują pracownikom udającym się na delegacje.

Wychodząc naprzeciw wszystkim problemom związanym z tematem podróży służbowych, przedstawiamy małe kompendium wiedzy o nich.

Polecamy

Sprawdź, w jaki sposób należy przechowywać dokumenty księgowe!

Podróż służbowa - definicja

Najważniejsze jest, aby zarówno pracodawca, jak i pracownik, byli w stanie odróżnić dwa podstawowe pojęcia, tj.:

  • oddelegowanie – pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą ujętego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie za porozumieniem stron aneksu do umowy o pracę lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy oraz wynagrodzenia i w związku z tym nie jest to podróż służbowa (co więcej, oddelegowanie najczęściej trwa znacznie dłużej niż podróż służbowa!). Dodatkowo, wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika także nie jest podróżą służbową, a co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, z których mogą korzystać pracownicy udających się w podróż służbową;

  • podróż służbowa – obecnie w polskim prawie podatkowym nie znajdziemy ukonstytuowanej definicji podróży służbowej. Jednak termin ten zawarty był w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 roku w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i obowiązywał do 31 grudnia 2001 roku. Zgodnie z zawartymi tam przepisami, podróż służbowa to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, POZA miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika (stałe miejsce pracy pracownika może obejmować czasem większy teren np. całe województwo, a nawet cały kraj, np. naturalne jest wykonywanie usług budowlanych poza siedzibą firmy).

Inaczej w przypadku kierowców - za podróż służbową można uznać każdy odrębny wyjazd w celu wykonywania przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, przedstawicielstwa itd.

Z kolei, gdy w podróż służbową udaje się osoba prowadząca działalność gospodarczą – dla niej podróżą taką jest wyjazd, związany z przedmiotem działalności gospodarczej, poza miejsce jej prowadzenia. W związku z tym typową podróżą służbową będą targi lub podpisanie umowy z kontrahentem, a także szkolenia.

Formalności wokół podróży służbowych

Aby można było w ogóle mówić o podróży służbowej, konieczne jest polecenie wyjazdu (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, z tym że nie jest ono wymagane, ale żeby uniknąć niedomówień, warto sporządzić taki druk), które określa:

  • termin (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami),
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej cel,
  • środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik,
  • zadanie tego wyjazdu,
  • kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych,
  • wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów, a także
  • inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę.
1 2 następne
Data: 2013-06-17 Kategoria: Prawo pracy
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Ubezpieczenia
Finanse
Prawo pracy
Prawo