Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Data: 2013-07-02 Kategoria: Księgowość

Rodzaj pojazdu oraz podstawa prawna korzystania z niego ma wpływ na podatkowy sposób rozliczenia wydatków na zakupione do niego paliwo. Najmniej ograniczeń wiąże się z sytuacją, gdy mamy do czynienia z samochodem ciężarowym lub uznanym za nieosobowy. W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w updop pozwala na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do grupy samochodów osobowych, jeżeli potwierdzone zostało dodatkowym badaniem technicznym. Musi ono zostać przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów. W przypadku samochodów niezaliczanych do osobowych nie ma znaczenia zarówno forma użytkowania tego auta, jak i fakt, czy stanowi ono własność podmiotu, czy jest użytkowane na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy czy jest na potrzeby działalności gospodarczej tylko użyczone. Koszty paliwa, a także inne koszty związane z eksploatacją pojazdu będą w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli oczywiście są związane z prowadzoną działalnością.

Samochody osobowe

W przypadku samochodów osobowych ogromne znaczenie ma tytuł prawny, na podstawie którego pojazd jest wykorzystywany. Jeśli auto stanowi własność firmy, jest wpisane do ewidencji środków trwałych (lub wyposażenia, w przypadku gdy ma wartość poniżej 3500 zł), to koszty paliwa nie podlegają limitowaniu. Jeśli istnieje związek między kosztami nabywanego paliwa a przychodami firmy, to wydatki na paliwo, po uwzględnieniu regulacji VAT, są w pełnej wysokości zaliczane do kosztów uzyskania Brak także ograniczeń w przypadku samochodów osobowych, które są używane w firmie na podstawie umowy leasingu operacyjnego.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W przypadku pozostałych sposobów użytkowania aut osobowych koszty paliwa podlegają limitowaniu. Obowiązkiem podatnika, pracowników firmy jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Na tej podstawie należy ustalić limit kosztów, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania Jeśli podatnik nie posiada ewidencji przebiegu pojazdu, to w ogóle nie możemy mówić o kosztach uzyskania przychodu dotyczących wskazanych samochodów osobowych. Pamiętać należy także, iż limit wynikający z ewidencji obejmuje nie tylko koszty paliwa, ale także np. koszty wynajmu, napraw ubezpieczeń – wszelkie koszty związane z eksploatacją tego auta.

Obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki dotyczy zatem osobowych:

  • samochodów prywatnych właściciela, wspólników firmy, jeśli te samochody osobowe nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych,
  • samochodów prywatnych pracowników, jeśli auta te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe,
  • samochodów wynajmowanych,
  • samochodów zastępczych,
  • samochodów używanych na podstawie umów dzierżawy czy też użyczenia.

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu dla samochodów niestanowiących ich składników majątku i rozliczania wydatków na zakup paliwa do tych samochodów na podstawie wynikającego z tej ewidencji limitu. Oznacza to, że jeśli samochód osobowy stanowi składnik majątku osoby prawnej, ale nie został zaliczony do środków trwałych z uwagi na wartość nieprzekraczającą 3500 zł lub okres użytkowania krótszy niż rok, to podatnicy ci nie mają obowiązku prowadzić dla tych samochodów ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki na zakup paliwa do takiego auta stanowią w całości koszt podatkowy. Jest to zatem różnica w stosunku do podatników podatku dochodowego od osób fizycznych.

Warto zwrócić uwagę, iż nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jeśli samochód prywatny jest używany przez pracownika w jazdach lokalnych, a rozliczenie następuje na podstawie ryczałtu. W przypadku odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu w ujęciu miesięcznym – na rozliczeniu podróży służbowej ujmuje się liczbę przejechanych kilometrów. Ewidencja powinna zawierają co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Data: 2013-07-02 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Prawo pracy
Ubezpieczenia
Finanse