Użytkowanie samochodu prywatnego do celów działalności gospodarczej

Data: 2013-10-10 Kategoria: Firma Autor: Andrzej Lazarowicz
1 2 3 następne

Wykorzystanie samochodu w działalności gospodarczej komplikuje życie wielu podatników. Wydatki związane z eksploatacją prywatnego samochodu użytkowanego w działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Aby było to jednak możliwe, powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, umożliwiająca zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów, tak jak to regulują ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz prawnych. Brak ewidencji uniemożliwia zaliczenie wspomnianych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym, a także obniżenie podatku VAT należnego o naliczony.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest to ustawowo przewidziana forma określenia przez podatnika przebiegu samochodu niebędącego środkiem trwałym firmy, a wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że w ewidencji przebiegu pojazdu można wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej. Przede wszystkim należy mieć tu na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że wydatki muszą mieć bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. Wydatki na paliwo zużywane na przejazdy prywatne nie mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu przedsiębiorca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Zapisy dokonywane w ewidencji kosztów eksploatacji pojazdu są wpisywane miesięcznie, ale rozliczane narastająco.

Wydatki na eksploatację samochodów osobowych są limitowane tak zwaną kilometrówką, czyli mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy) bądź w przypadku jazd lokalnych - kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Limity dla samochodu osobowego uzależnione są od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą odpowiednio:

  • przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Obowiązek prowadzenia ewidencji co do zasady dotyczy:

  1. samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy (wspólnika firmy);
  2. samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy;
  3. samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli auta te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej;
  4. samochodów osobowych zastępczych.

Tylko w niektórych przypadkach podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:

  1. prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne;
  2. podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym;
  3. podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.

Zasady prowadzenia ewidencji

Ustawodawca wskazał elementy, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu (ustawa o PIT - art. 23 ust. 7):

  1. nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  2. jej adres zamieszkania,
  3. numer rejestracyjny pojazdu,
  4. pojemność silnika,
  5. kolejny numer wpisu,
  6. datę,
  7. cel wyjazdu,
  8. opis trasy (skąd–dokąd),
  9. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  10. stawkę za 1 km przebiegu,
  11. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  12. podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
1 2 3 następne
Data: 2013-10-10 Kategoria: Firma
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Ubezpieczenia
Finanse
Prawo pracy
Prawo