Zagraniczna podróż służbowa właściciela firmy

podróż służbowa
Data: 2014-09-08 Kategoria: Księgowość Autor: Andrzej Lazarowicz

Transport

Samochód będący środkiem trwałym firmy

Jeżeli przedsiębiorca odbywa zagraniczną podróż służbową samochodem służbowym, wówczas do kosztów delegacji można zaliczyć zakupione paliwo, opłaty za autostrady, bilety parkingowe itp. Zakup paliwa może zostać udokumentowany paragonem, ale tylko i wyłącznie poza terytorium Polski. Wówczas powinien zawierać takie dane, jak: ilość, cenę jednostkową, wartość zakupu oraz datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon. Podatnik musi dodatkowo na odwrocie paragonu uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Samochód prywatny

Gdy właściciel firmy wybiera się w zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem, wówczas wydatki związane z jego eksploatacją w tym okresie powinien rozliczyć w ramach ewidencji przebiegu pojazdu - tzw. kilometrówki. 

Inne środki transportu

Natomiast gdy w trakcie delegacji przedsiębiorca podróżuje samolotem, taksówką, autobusem lub pociągiem co do zasady do ujęcia wydatku w kosztach niezbędna jest faktura lub rachunek.

W przypadku gdy podróż poza granicę Polski odbywa się pozostałymi środkami lokomocji, należy zwrócić szczególną uwagę na to, że niektóre bilety traktowane są jak faktury. Fakt ten wynika z par. 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Jednak aby mogły być za takie uznane muszą zawierać następujące dane:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem;

Należy tutaj pamiętać, że przepis ten odnosi się jedynie polskich biletów.

Noclegi

W przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy nie mogą rozliczać ryczałtu za nocleg, gdyż dotyczy on tylko delegacji pracowniczych. W takiej sytuacji muszą oni dokumentować zakup usług hotelowych za pomocą faktur.

Należy pamiętać, że w myśl art. 88 ust. 4 Ustawy o podatku od towarów i usług, od tego typu usług nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT. Koszt podatkowy stanowi kwota brutto z faktury.

Wyżywienie

Wydatki na wyżywienie właściciela firmy w zagranicznej podróży służbowej nie podlegają rozliczeniu w ramach delegacji. Na ich pokrycie przyznawane są diety, co wynika z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Ich wysokość - tak jak wcześniej wspomniano - jest uzależniona od kraju, do którego miała miejsce podróż służbowa.

Jak i po jakim kursie przeliczyć wydatki i diety z podróży zagranicznej?

Wydatki

Program CRM - online

Zadania, rozbudowany terminarz

zarządzanie relacjami z klientem

www.wfirma.pl

Kadry i Płace on-line

Prosty program do kadr i płac

Wypróbuj za darmo już dzisiaj!

www.wfirma.pl

Program do faktur on-line

Wszystkie rodzaje faktur + CRM

Wypróbuj, tylko 100 PLN za rok!

www.wfirma.pl

Wydatki poniesione poza granicami kraju należy przeliczyć po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest data widniejąca na dokumencie potwierdzającym wydatek. Obowiązek zastosowania średniego kursu Narodowego Banku Polskiego wynika z art. 11a ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki poniesione w ramach zagranicznej podróży służbowej można również przeliczać według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji. Wybór sposobu rozliczania wydatków zagranicznych należy zatem do podatnika.

Diety

Je również należy przeliczać po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. W tym wypadku dniem poniesienia kosztu jest dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej.

Jak ustalić czas trwania zagranicznej podróży służbowej?

Jak wynika z § 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju, sposób ustalenia czasu delegacji zagranicznej uzależniony jest od rodzaju środka transportu, jakim przedsiębiorca będzie się poruszał:

  • podróż lądowa - czas pobytu trwa od momentu przekroczenia granic Polski w podróży do kraju docelowego, do chwili przekroczenia granic Polski w drodze powrotnej;
  • podróż samolotem - od momentu startu samolotu z ostatniego portu lotniczego w Polsce, do momentu lądowania na pierwszym krajowym (polskim) lotnisku;
  • podróż morska - od chwili wyjścia promu z portu krajowego, do czasu wejścia statku do portu w drodze powrotnej.

Data: 2014-09-08 Kategoria: Księgowość
Polecamy:
Firma
Księgowość
Podatki
Prawo pracy
Ubezpieczenia
Finanse