Trwa generowanie dokumentu...

Zakończono!

Pobierz

Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić

Akta osobowe pracownika
Data: 2016-04-01 Kategoria: Prawo pracy Tag artykułu: akta osobowe Autor: Zespół wfirma.pl

#zobaczwiecej#Pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników należy założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

 Akta osobowe pracowników - zasady prowadzenia

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z zawartymi tam przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

  • Część A - tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

  • Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

  • Część C - w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

 

Ważne!

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

 

Akta osobowe - część A

W tej części znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W związku z tym pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego,

  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,

  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

  • świadectwa ukończenia szkoły - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,

  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, np.:

  • świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń,

  • certyfikaty,

  • dyplomy

- potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe.

 

Ważne!

Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

 

Akta osobowe - część B

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania - oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie - również innych informacji. Podstawą w tym wypadku jest art. 221. §2 Kodeksu pracy. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Ponadto powinny się tu znaleźć:

  • pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,

  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,

  • kwestionariusz osobowy dla pracownika,

  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,

  • oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe,

  • PIT-2,

  • oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,

  • informacja dotycząca równego traktowania,

  • orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,

  • umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,

  • dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami, karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,

  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

  • oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

Data: 2016-04-01 Kategoria: Prawo pracy