Trwa generowanie dokumentu...

Zakończono!

Pobierz

Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji i w zatrudnieniu

Przetwarzanie danych osobowych podczas procesu rekrutacji
Data: 2017-02-02 Kategoria: Ochrona danych Tag artykułu: przetwarzanie danych osobowych Autor: Zespół wfirma.pl

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest stosowanie się do przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w szczególności do zapisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Informacje przetwarzane w procesie rekrutacji oraz już w trakcie zatrudnienia pracownika podlegają innym obostrzeniom w zakresie ich ochrony oraz możliwości przetwarzania. Każdy pracodawca powinien mieć świadomość istnienia tych różnic.

Proces rekrutacji - dane osobowe przetwarzane z mocy przepisów i za zgodą

Dane osobowe mogą być przetwarzane bez uzyskania zgody osoby, której dotyczą, jeżeli spełnione zostaną określone przesłanki:

  • jest to konieczne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

  • jest to niezbędne do realizacji umowy, kiedy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub kiedy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

  • jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych osobowych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W każdym innym przypadku wymagana jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Akceptacja taka powinna przyjąć formę pisemnego oświadczenia woli. Co ważne, w tym wypadku nie wystarczą tzw. zgoda domniemana, dorozumiana ani wymuszona, nie może także wynikać ona z oświadczenia woli o innej treści.

W tym miejscu warto podkreślić, że wspomniana zgoda na przetwarzanie danych osobowych rekrutowanego kandydata nie jest potrzebna w zakresie uwzględnionym w art. 22(1) Kodeksu pracy. Dotyczy to takich danych, jak:

  • imię (imiona) i nazwisko,

  • imiona rodziców,

  • data urodzenia,

  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

  • wykształcenie,

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Bardzo częstą praktyką jest zamieszczanie w CV znacznie większej liczby danych niż te, które zostały wyliczone w zamkniętym katalogu art. 22(1)k.p. Podstawą legalności przetwarzania takich informacji przez potencjalnego pracodawcę jest zgoda kandydata.

Przez wzgląd na fakt, że kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych wyłącznie w celu konkretnej rekrutacji, nie jest możliwe ich wykorzystywanie w innych celach (np. związanych z marketingiem). Co więcej, po zakończeniu procesu rekrutacji powinny one zostać usunięte.

Pracownik - przetwarzanie danych osobowych

Jeżeli proces rekrutacji zakończy się sukcesem, pracodawca ma prawo żądać od nowego pracownika uzupełnienia danych wymienionych w art. 22(1) Kodeksu pracy o:

  • inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

  • numer PESEL pracownika nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);

  • inne dane osobowe, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Zakres danych osobowych, o które pracodawca może prosić swojego pracownika, został uzupełniony przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Co więcej, pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych zatrudnionych przez siebie osób w postaci oświadczenia o zgodności danych z dowodem osobistym, z podaniem serii i numeru dokumentu.

W praktyce przetwarzanie danych osobowych musi mieć konkretny i uzasadniony cel, a gromadzone przez pracodawcę dane powinny być adekwatne w odniesieniu do danego celu. Właściciel firmy nie powinien przetwarzać danych niepotrzebnych i zbyt szczegółowych dla osiągnięcia założonego celu. Co ważne, w aktach osobowych nie można przechowywać kserokopii dowodu osobistego pracownika czy też kserokopii aktów zgonu i małżeństwa uprawniających do urlopów okolicznościowych. W takich sytuacjach wystarczające jest spisanie serii i numeru wymienionych dokumentów.

Data: 2017-02-02 Kategoria: Ochrona danych